Gestione Presenze in Excel

Gestione Presenze con Excel è uno strumento pensato per chi deve gestire le presenze del personale all'interno di un'azienda e deve assicurare un numero minimo e sufficiente di dipendenti presenti sul posto di lavoro in determinati periodi.

Il file Excel è composto da 12 fogli di lavoro mensili (uno per ciascun mese dell'anno) oltre a 2 fogli riservati alle impostazioni.

La visione complessiva del mese e dei dipendenti può risultare utile, ad esempio, per la programmazione delle ferie o per la concessione di permessi in particolari periodi dell'anno.

Ma anche per conoscere quanti dipendenti sono in servizio in una determinata giornata (o settimana) in modo da poter effettuare una programmazione più attenta e precisa del lavoro.

Come utilizzare Gestione Presenze con Excel

Per utilizzare l'applicazione Gestione Presenze con Excel si deve per prima cosa impostare l'anno di riferimento nel foglio di lavoro "Festività".

Quindi, dopo aver aperto il file Excel:
1) Seleziona il foglio di lavoro "Festività";
2) Inserisci l'anno nella cella apposita.

Nel foglio sono già indicate le date delle festività del calendario italiano. Puoi lasciarle invariate oppure modificarle inserendo i valori nelle celle con sfondo giallo (puoi anche modificare il nome della festività). La data del Lunedì di Pasqua è calcolata automaticamente e non si può modificare.

Hai inoltre la possibilità di inserire la data del Patrono della località dove ha sede l'azienda, che sarà a tutti gli effetti considerata giornata festiva (e quindi "marcata in rosso") nel foglio del mese corripondente e anche aggiungere altri giorni festivi utilizzando le celle libere.

Dopo aver impostato l'anno si può procedere con l'inserimento dei dati dell'azienda e dei nominativi dei dipendenti passando al foglio di lavoro "Dipendenti".

Inserisci nei campi con sfondo giallo i dati dell'azienda e poi completa la configurazione dell'applicazione Gestione presenze con Excel inserendo i nominativi dei dipendenti.

I dati dell'azienda e i nominativi dei dipendenti saranno riportati automaticamente su tutti i fogli mensili.

Iniziamo con la gestione delle presenze con Excel

Dopo aver completato la parte di configurazione dell'applicazione possiamo iniziare con la gestione delle presenze con Excel selezionando il foglio relativo al mese su cui vogliamo lavorare.

Prediamo a titolo di esempio il mese di Gennaio (che potete vedere nella figura qui sotto).

Come primo passaggio è necessario inserire nelle celle della riga n. 12 il valore corrispondente al numero massimo di dipendenti che possono risultare assenti dal servizio per ogni giornata del mese.

Successivamente possiamo passare all'inserimento delle sigle nelle celle dei giorni del mese per ciascuna riga corrispondente ad un dipendente.

Si può scegliere tra due modalità di gestione:

• inserire solo le sigle relative alle assenze senza tenere conto dei giorni di presenza;
• inserire tutte le sigle relative alle presenze e assenze per avere un quadro più completo.

Le sigle utilizzabili all'interno dei fogli mensili sono le seguenti:

• P = Presenza in servizio,
• F = Ferie,
• M = Malattia,
• Pr = Permesso,
• R = Altri tipi di assenza.

Ho preferito utilizzare poche sigle per semplificarne l'utilizzo e perchè questo deve essere solo uno strumento di supporto al proprio lavoro. Ritengo che queste 5 sigle possano coprire la gran parte delle situazioni senza scendere nel dettaglio, scopo che questo programma non si prefigge.

Nella figura qui sopra è mostrato un esempio in cui si è preferito inserire solo le sigle dei giorni di assenza e, come si può vedere, al giorno 3 e al giorno 14 è stata segnalata un'anomalia: lo sfondo delle celle delle righe finali è diventato di colore rosso.

Questo perchè, dopo che è stato indicato in 4 il numero massimo di dipendenti che possono essere assenti contemporaneamente, sono state inserite più di 4 sigle riferite ad assenze.

Nella seconda modalità, inserire sia le presenze che le assenze, si ha un quadro più completo, fermo restando la segnalazione delle anomalie.

Se però nelle celle della riga 12 in cui dobbiamo indicare il numero massimo di assenze non si imposta alcun valore non verrà eseguito alcun tipo di controllo.

In questa modalità (nessuna specifica sul numero massimo di assenze) il foglio può quindi risultare utile per avere un quadro completo mensile delle presenze - assenze del proprio personale

Compatibilità: l'applicazione è stata testata su PC dotati di Sistema Operativo Microsoft Windows 8/10 e sulle versioni 2013-2019 di Microsoft Excel.

L'applicazione è liberamente scaricabile e utilizzabile.

L'applicazione viene fornita in 2 versioni: la prima consente di gestire un numero massimo di 15 dipendenti mentre la seconda versione gestisce 30 dipendenti.

Scarica Gestione Presenze in Excel Versione 15 dipendenti

Scarica Gestione Presenze in Excel Versione 30 dipendenti

Termini e condizioni d'uso, esonero di responsabilità (leggere attentamente)

L’applicazione Gestione presenze con Excel è fornita "così com'è" in licenza d'uso gratuita.

L’applicazione è distribuita nella speranza che possa essere utile, ma SENZA ALCUNA GARANZIA; senza nemmeno la garanzia implicita di IDONEITÀ PER UNO SCOPO PARTICOLARE.

L'autore non può essere considerato responsabile per eventuali difetti, errori, danni, accidentali o non, incorsi nell'uso dell'applicazione, né può essere ritenuto responsabile per mancati guadagni o perdite economiche derivanti dall'uso dell'applicazione.

L’autore si riserva il diritto di fornire assistenza agli utenti solo nei casi di errori gravi che pregiudicano il corretto funzionamento dell’applicazione stessa. In qualsiasi caso è previsto solo il rilascio di una nuova versione e non il recupero dei dati già inseriti dall'utente in precedenti versioni.

Tutti i fogli di lavoro che compongono l'applicazione sono protetti da password. Tali password non sono mai fornite neppure dietro compenso.

L'applicazione è distribuita, tramite il sito web dell'autore (marbaro.it), gratuitamente.

Dell'applicazione in questione non può essere fatto commercio, non può essere messa in vendita, non può essere redistribuita (anche tramite e su altri siti web o altre piattaforme di file-sharing) senza il consenso scritto dell'autore.

L’applicazione può essere liberamente usata in ambito personale e aziendale.

Copyright Marco Barontini (marbaro.it), tutti i diritti riservati